Vacature Officemanager – Parttime

Functie: Officemanager
Organisatie: Nieuw Amsterdams Verbond (i.o.)
Dienstverband: Parttime (0,6-0,8 FTE)
Rapporteert aan: Kwartiermaker
Salarisindicatie: € 3.000- € 4.000 bruto per maand op basis van een fulltime aanstelling

Op 31 maart 2025 is het Nieuw Amsterdams Verbond gelanceerd met de eerste 31 leden. Deze onafhankelijke vereniging brengt betrokken Amsterdammers, maatschappelijke initiatieven, bedrijven, fondsen en de gemeente samen om de leefbaarheid van Amsterdam te versterken en kansen te creëren voor iedereen. 

Het Nieuw Amsterdams Verbond biedt een platform waar maatschappelijke initiatieven, betrokken Amsterdammers, bedrijven, fondsen en de gemeente elkaar kunnen ontmoeten en versterken. Door samen te werken aan oplossingen op de thema’s gezondheid, educatie, kansengelijkheid, bestaanszekerheid en inclusie, ontstaat een stad die toegankelijker en leefbaarder is voor iedereen. Het Nieuw Amsterdams Verbond wil door initiatieven te ondersteunen en kennis te delen, bijdragen aan een toekomstbestendig Amsterdam.

Als officemanager bij het Nieuw Amsterdams Verbond ben je verantwoordelijk voor het soepel verlopen van de dagelijkse gang van zaken op kantoor. Je speelt een cruciale rol in de inrichting en uitvoering van administratieve, organisatorische en communicatieve taken. Omdat het Nieuw Amsterdams Verbond een nieuw op te richten vereniging is, zoeken we een ervaren en zelfstandige officemanager die in staat is om verschillende processen zelfstandig vorm te geven. Daarnaast zorg je voor een efficiënte werkomgeving, ondersteun je interne processen en draag je bij aan de organisatie van evenementen en activiteiten voor de leden van het verbond.

1. Kantoororganisatie en Administratie

• Inrichten en onderhouden van een soepel lopende ledenadministratie.
• Inrichten en onderhouden van de personeelsadministratie.
• Inrichten van overige administratieve processen en zorgdragen voor de administratieve ondersteuning binnen het kantoor.
• Beheren van kantoorbenodigdheden en zorgdragen voor een goed georganiseerde werkomgeving.
• Behandelen van inkomende en uitgaande correspondentie (e-mail, telefoontjes, brieven).
• Coördineren en notuleren van afspraken en vergaderingen, zowel intern als extern.

2. Financiële Ondersteuning

• Ondersteunen bij de inrichting van de financiële administratie
• Opstellen van facturen, het beheer van de betalingen en het bijhouden van financiële administratie.
  Controleren van onkosten en zorgen voor tijdige verwerking van betalingen.

3. Project- en Evenementenbeheer

• Coördineren van interne en externe evenementen, zoals vergaderingen, workshops, en netwerkbijeenkomsten.

4. Communicatie en Relatiebeheer

• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe belanghebbenden.

5. Team- en Bestuursondersteuning

• Agendabeheer, het organiseren van vergaderingen en algemene ondersteuning voor de kwartiermaker en andere leden van het team.
• Notuleren van vergaderingen en zorgdragen voor de opvolging van actiepunten.

Vaardigheden

• Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden.
• Goede communicatieve vaardigheden, zowel schriftelijk als mondeling.
• Ervaring met kantoorsoftware (bijvoorbeeld Microsoft Office, Google Workspace) en boekhoudprogramma’s.
• Proactieve, flexibele werkhouding en het vermogen om prioriteiten te stellen.

Ben jij de enthousiaste en proactieve officemanager die ons helpt bij het opzetten en runnen van ons bureau? Reageer dan uiterlijk 1 mei 2025 door je korte motivatie en cv te mailen naar info@nieuwamsterdamsverbond.nl, ter attentie van Nina Tellegen, onder vermelding van ‘Sollicitatie Officemanager’.